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商务英语函电在对外贸易的运用

2020-05-04 23:25:03

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摘要:随着全球经济的迅速发展,我国与他国的贸易往来日益频繁,英语作为国际通用语言在贸易活动中发挥着重要的作用,而商务英语函电的重要性自然不言而喻,商务英语函电是一种我们常见的商务交流的手段,它能更加有效、准确、具体地为贸易双方传递商务信息,是贸易双方沟通的桥梁。本文总结了商务英语函电的特点进而分析它在对外贸易中的作用。

关键词:商务英语函电;特点;作用

伴随着全球化进程的加快,人类社会就进入了一个科技和经济空前高速发展的时代,商务英语得到广泛发展和运用。同时随着经济全球化进程的加快,各国之间的贸易往来日益频繁,因此,人们对国际贸易越来越重视,这就使得英语函电在外贸交易中表现的淋漓尽致对外贸易已成为衡量一个国家是否成功与世界接轨的重要依据,是一个国家走向世界的快速通道。对外贸易中,我们需要和不同国家地区进行商务沟通,能否很好地与其沟通取决于对商务函电的掌握。商务英语函电是国家之间商务往来、开展业务、合作关系建立的重要媒介。商务函电交流的过程就是一个发出者顺利编码和接受者顺利解码的过程。商务英语函电作为对外贸易中的媒介和载体,有效的解决着贸易活动中供给与需求方信息不对称的弊端,为供需企业迅速、准确地传递信息,有效的促进着对外贸易的发展。

1商务英语函电概述

1.1商务英语函电的概念

英语是世界上实用且最为通用的语言,在国际商务活动中,信息的传递一般也多以英语为主,因此被称之为商务英语。商务英语是经济全球化的产物,它不同于一般的日常用语,以专业性、专门性著称,力求用词准确、具体、简单明了。商务英语函电是指人们以对外贸易知识为理论基础,以商务英语知识为表现手段在进行对外贸易的活动中进行书面沟通和交流的网络信件等。商务英语函电是国际贸易中通过专业的国际贸易商务英语贸易双方进行沟通交流的函电往来。随着信息技术的不断进步和互联网的不断普及,商务英语函电的形式不仅仅局限于纸质信件,电子信件已经逐步成为商务英语函电的主要形式。在对外贸易中,商务英语函电的运用主要表现在信息的传递、处理贸易活动中沟通及联络双方感情等方面。主要涉及的内容有进行商务洽谈、签订合作意向、产品采购、合同纠纷等多个方面。商务英语函电的种类也是非常丰富的,包括答复函、请求函、询问函、告知函等等。

1.2商务英语函电的新特点

商务英语函电的使用频率越来越高,所以只有充分了解商务英语函电的特点才能更好的进行商务活动,使得贸易顺利进行。

1.2.1具有明显的法律特征

对外贸易离不开法律的支撑,是保护对外贸易的重要工具。在市场经济时代,法律是约束人们经济行为的重要准绳。商务英语函电是对外贸易活动中必不可少的工具之一,并且能够有效的记录贸易方的各种行为,具有突出的法律特征和一定的法律效力。商务英语函电的内容一定要符合法律法规,遵守贸易合作方国家的经贸制度。商务英语函电中术语的运用要遵循国际惯例,内容和表达的形式一定要得到国际的认可。一旦在对外贸易中出现了纠纷问题,商务英语函电可以作为双方联系中的重要证据。

1.2.2格式逐步创新

在当今新的时代背景之下,为了适应纷繁多变的对外贸易需求,商务英语函电的格式也在不断创新。外贸函电的书写格式越来越走向趋同化和精简化。首先是排版方式的便捷化。随着办公网络化的发展,外贸函电书信体的整体布局和排版也有了较大的改善。理论上只有缩进式、齐头式和综合式三种方式,但随着电子商务的飞速发展,电子通讯和互联网即时性、高效低耗的特点,人们逐渐摒弃了单一、冗旧的信函格式,越来越多的使用简单明了、便于操作、节省时间的信函排版格式;其次是附带文件及抄送的操作的简化。在当今信息快速发展的时代,商务英语外贸函电的附件以及抄送只需要添加多个收件人电子邮件地址,即可将同一外贸函电发往所需的多个对象,而不用再去复印或抄写数份寄送给不同的人,这样就大大简化了操作过程,还节约了人力物力财力;商务英语信函格式的创新还表现在整体步骤的简约化上。随着商务英语函电的发展与不断更新,一些陈旧的繁杂的步骤逐步消除。例如,传统函信函中的“识别记号”现在已经不再使用了,以前是需要打字、校正人员签字来确定责任承担,而现在的商务英语函电已经基本上属于个人操作,不再需要相关人员签字进行内容确认,在网络上就可以直接进行,方便快捷,大大提高贸易效率;然而在商务英语信函创新的同时,有些内容还是不能改变的,例如函电的主题、称呼、正文、结尾谦称等这些主要信息是不能改变的。尽管传统的外贸函电格式已经发生了较大的变化和演进,创新后的商务英语函电已经能够胜任国际间交流支撑的主要任务,但是从信函的主要构成内容层面上来讲。

1.2.3沟通方式信息化

随着信息技术和互联网的不断进步和快速普及,纸质信函已经不能满足当今快捷社会的需求,取而代之的是电子邮件、传真等形式的现代化电子信函形式,纸质信函的主导地位逐渐消失。在先进的电子商务信息时代,贸易活动者可以通过电子信函迅速完成报价,签订协议,网上结账等一系列活动,大大提高了贸易活动的效率,加快了贸易速度,更加快速地把握市场信息,使得贸易利润更大,更加有利可图。这样就让对外贸易活动的速度步入另一个高速阶段。

1.2.4文体正规,语言简洁,形式多样

在经济节奏逐渐加快的今天,商务信函开始省去了客套的话语,开门见山,更加简洁,使得双方都能够快速表达和理解其中的内涵,加快贸易的脚步,也提高了商务活动的效率。在商务英语信函形式方面,由于商务函电涉及到对外贸易的方方面面,函电的书写者就要掌握不同函电类型的书写特点和格式。同时,还要掌握函电的不同发送形式,如电子邮件、MSN等。

1.2.5受文化因素影响大

商务英语函电的主要目的就是要让贸易双方进行更好的沟通和交流,那么要实现这一目的就要充分了解对方国家或者民族的文化习俗、背景等相关的文化知识。商务英语函电的内容要充分考虑对方的文化因素,抓住合作方内心的真实想法和合作的欲望,实现跨文化的沟通无障碍和与不同文化背景下生活的人们产生某种共鸣,达成贸易共识。因此,商务英语信函的写作或者翻译不是简单的使用英语表达出所需内容即可的,而是要掌握函电双方贸易伙伴的交际技巧特别是跨文化交际能力。

2商务英语函电在对外贸易中的作用

随着对外贸易步伐的不断加快,世界各国、各大经济体之间的相互交流增多,那么相应的需要处理的相关信息量就变得很大,在新时期,加上信息的传递更加便捷、迅速,那么商务英语函电作为贸易往来的主要沟通方式基本上已经完全替换了传统信函的位置站在了国际贸易舞台上。因此,商务英语函电在对外贸易中的作用日益显著。下面就分别阐释商务英语函电在对外贸易活动中发挥的重要作用:

2.1有利于提高工作效率,节约成本

在现代国际贸易中,商务英语函电不仅是企业获得信息的主要渠道之一,而且是企业节约成本、提高效率的工具之一。商务英语函电的存储比较简单,作为电子文档管理起来更加简单,也更利于管理归档,能极大地减少工作量,节约工作时间;其次,商务英语函电更易分类,减少了工作中的出错机率,降低企业的损失;商务英语函电的保存更加长久,更利于企业长期存储客户信息,建立长期有效的联系;商务英语函电在传输上具有及时性,能够实现信息的及时沟通和反馈,大大提高工作效率,减少了企业的成本。

2.2有利于增强贸易双方的沟通和了解

商务英语函电在国际贸易中起着媒介作用,它能准确、具体地为贸易双方传递各类商务信息,为双方搭建起信息交流的桥梁。在对外贸易的过程中,一方可以通过网络查询意向客户信息或者经过第三方介绍的潜在客户的联系方式,直接通过商务英语函电访问对方。经过交流,相互了解之后,就可以与客户建立长期的合作关系。这样积累的客户就越来越多,业务量自然也会随之上升,最终完成贸易活动,企业也就会一步步发展壮大。除此之外,企业还可以通过商务英语函电将业务拓展至国外,在国际市场上寻求潜在客户,建立合作,进行贸易往来。商务英语函电的出现使得国际贸易的交流、合作更加方便,加深了双方的沟通和了解,更好的利于贸易活动的进行。

2.3加快了贸易全球化的进程

随着网络的进一步发展,商务英语函电的出现有效地打破了时间和空间的限制,不再使用传统的繁琐、费时、费力的贸易交流方式,大大简化了贸易活动的程序,提高了交易的速度,降低了交易的成本,有利于促进贸易全球化的顺利实现。毕竟企业之间不可能总是面对面的进行交流,而传统贸易通讯方式的繁琐,必然会阻碍国家间贸易的发展,阻碍贸易全球化进程的速度。现代商务英语函电的迅速发展,成为企业进入国际市场的良好的支撑点。从此贸易往来中没有了时间和空间等因素的限制,这不仅会让原有企业扩大规模,还会会促进新的企业的诞生。随着对外贸易活动的频繁增加,国际间的交流日益紧密,国际间的合作次数和规模会逐步增多,商务英语函电有效地推动着世界经济的发展,加快着贸易全球化的进程。

2.4是对外贸易经济增长的支撑点

在信息网络时代下,越来越多的企业习惯于在网络平台上展示自己的企业,发布供求信息。商务英语函电的出现使得合作伙伴间信息传递更加快捷。以前国际贸易交往中,往往由于信息的不及时,使得国际间的供给与需求总是不能够有效匹配。商务英语函电的出现加快了对外贸易的发展,企业纷纷进驻国外市场,寻找新的贸易伙伴,更加迅速地促进对外贸易的增长。虽然商务英语函电在对外贸易中的作用日益凸显,但是这也对我国商务英语函电的要求也会与日俱增,对我们来说也是一大挑战。企业对于商务性人才的需求越来越多,同样机遇和挑战并存于商务英语的各个环节中。对于商务英语函电相关人士来说,不仅要有扎实的英语基本功底,还要对商务英语函电的专业理论知识准确掌握,多多借鉴国外优秀的商务英语教材,汲取经验,把握住机遇,迎接挑战。

3结束语

商务英语函电在现代对外贸易中发挥了巨大的作用,商务英语函电不仅降低了交易成本,提高了对外贸易的效率,增加了对外贸易的机会,随着我国国际贸易的发展,商务英语函电已成为对外贸易中不可缺少的组成部分,各种涉外合同,协议,通知等英语商务信函日益增多。无论对个人或企业来说,一封好的商务信函会给同事,供应商和客户留下良好的第一印象,有助于商务活动的进行商务英语函电已成为国际贸易中不可或缺的一部分,沟通买卖双方,传递着交易信息,贯穿于国际贸易合作的各个环节,促进着国际贸易的交流与合作,他起到提高企业效率、降低成本、促进经济交流,提高了国际贸易合作的进程速度,降低贸易合作过程中的失误和损失,对新老客户的沟通和交流起着促进作用。但在当今信息时代大背景下,电子信息技术的发展也给商务英语函电提出了很大的挑战。商务英语函电也在不断的自我更新和完善中,另外我们要为商务英语函电建立一个良好的网络环境,不能忽视安全隐患的存在,要注意密码的使用与更新,防范病毒等的侵袭,增加网络的安全系数,防止信息的泄露或者被恶意删除。相信在不断地完善中,商务英语函电对国际贸易的作用会越来越大。作为目前最常用的国际贸易交流工具,商务英语函电的发展前景是十分乐观的,它在国际贸易交流和合作的作用和影响力也会越来越重要。

作者:朱晗雪 单位:渤海大学外国语学院

参考文献:

[1]朱志敏.商务英语在当前国际贸易中的应用探析[J].中国商贸,2010(17).

[2]祁慰.商务英语函电特性与使用探析[J].益阳职业技术学院学报,2010,(3).

[3]滕美荣.实用商务英语基础教程[M].首都经济贸易大学出版社,2007.

[4]葛婷婷.基于商务英语函电在对外贸易中的作用研究[J].文史月刊,2012

[5]孙宁.浅析商务英语函电在对外贸易中的作用[J].今日湖北旬刊,2013(11)

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